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协同办公的真正含义是什么

此文被围观1493日期: 2011-05-12 分类 :   标签:  ···

在企业协同办公的大趋势下,保持一份清醒的认识是必要的。很多企业的信息化之路,是从引进实施ERP等业务管理软件开始的,ERP汇集精确的数据,形成有用的信息,能够辅助企业管理人员做出正确的决策。协同办公(OA)与ERP同为企业信息化的重要组成部分,但是作用大不相同。经验表明,许多OA项目的失败正是由于企业对OA的作用不明确,提出了太多不合理的要求造成的。那什么是协同办公的真正含义呢? 帮助企业建立起正确的管理决策方法和过程,加快内部管理的流动速度,辅助企业总体目标的实现,才是协同办公的真正含义。 项目在实施过程中,业务部门站在局部的立场上会提出大量的要求,这些要求绝大部分对企业总体目标的实现没有太大的帮助却要花费大量的时间做客户化,开发统计报表。最后导致项目超支、延期甚至失败。所以,在上OA之前,必须先问问自己下列三个问题: 1) 实施OA要解决什么问题? 2)OA是如何解决上述问题的? 3) 解决这些问题,能够单纯的依赖OA吗? 三个问题看似简单,其实不容易回答。必须对企业自身的管理问题有深刻的认识才行。充分意识到实施OA是为企业的目标服务。 例如,通过实施OA的流程管理使日常管理更加透明和有序了,减少了盲目和等待,从而减少了管理成本的浪费。再比如,计划管理的日程安排和工作汇报,可以有效的进行资源调度以及敦促公司目标的实现,从而缩短了管理时间周期,间接提高了企业的有效产出,改善了企业的盈利能力。 有了明确而具体的实施需求,对OA系统不合理的要求会大大减少,会简化实施过程。因此,明确需求是实施OA系统的前提。 那么,OA如何辅助企业实现其目标呢? OA系统最基本的功能是事务处理功能,它采集业务流程执行过程中的数据和过程。比如,流程审批,它记录了需要审批的数据,更记录了整个流程各个环节的审批过程。因此,与其说OA系统是信息系统,更准确地讲,实际上它是个管理过程控制系统,因为OA系统记录的是数据,更是管理行为过程。 一个员工要申请1台电脑,1台电脑对于库管员来讲,它仅仅是一个数据而已,但是如果这个数据经过了流程的审批过程,它就变成了实实在在的信息。从而这个仓库管理员做出给申请的员工发放1台电脑的决策。数据只有用于回答管理决策的问题时,才会成为信息,而OA的信息来源于管理过程的控制。 最后,来想一下,解决所有需求,能够单纯的依赖OA吗?不可否认,OA系统能辅助企业管理人员进行管理控制和做出更好的决策,但也必须清楚OA系统的作用只是辅助性的。OA不能解决所有的需求,有些需求也不一定对企业有帮助。在OA实施过程中,企业应该如何甄别个性化的需求? 第一、明确企业的真正目标。 企业的总目标究竟是什么?某集团公司,年初提出战略规划年产量要提高20%,据此形成各成员单位及集团本部各部门年度工作计划,此计划需各单位负责人审核、分管副总审批后生效。集团各部门分解年度工作计划,形成各部门季度、月度工作计划,此计划需各部门负责人审核、分管副总审批后生效。并根据工作计划完成情况进行跟踪考核。果真需要如此吗?完成年度战略规划的考核是否就能够多赚钱?有时,我们很容易误入歧途。 第二、确定OA需求是否有利于企业的总目标 确定企业赚取更多的利润的整体目标后,接下来是确定个性化需求是否合理。业务部门提出这样那样的要求都是有一定的目的的,但都是为了实现企业的总目标吗?如果我们的OA需求不能够为企业的总目标的实现有所贡献,这个需求毫无价值。 第三、寻找OA解决之道 在OA的实施过程中,有四种可能的情况:第一、如果需求不合理,那么该需求被否定。第二、如果需求合理,OA系统有完整的解决方案,只要使用OA系统的功能就可以了。第三、如果需求合理,OA系统没有现存的解决方案,那么,研究OA系统有没有间接的解决方案。第四、间接的方案也没有,就要进行二次开发。实际上,如果企业购买的OA系统是高端成熟的产品,并且符合企业的主要功能需求,这种情况是很少发生的。 在OA行业,九思软件、东软、浪潮等品牌的OA产品定位于高端集团化应用,工作作风敏捷、专业,在高端客户中树立了良好的口碑。作为一个集团企业的CIO,经过痛苦的选型过程(大约10家来演示产品,历时2个月),个人感觉九思的易用性是做的最好的,实施上线也证明我的选择是正确的。 实施OA系统投入巨大(财力、人力、精神),如果目前或将来只是使用了某些功能而不能为企业带来更多的利润,那么,它不能算是成功的。只有把时间和精力放在有价值的需求上,做到需求明确、实施简化,才不至于陷入细节纠缠和二次开发的泥潭。才能使OA系统真正成为实现企业总体目标的有力工具,毕竟我们需要的是雪中送炭而不是一个锦上添花的东西。 文章来源:http://www.cioage.com/art/201105/92202.htm

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